Waken: volg je beleidsplan op, evalueer en stuur bij

Opvolgen wil zeggen dat je tijdens je werkzaamheden nagaat of je nog op koers zit. Loopt alles wel zoals het moet lopen en doet iedereen wat afgesproken werd?

Opvolgen betekent dus dat je toezicht houdt en checkt of de richtlijnen en afspraken nageleefd worden. Belangrijk daarbij is dat je een cultuur creëert waarin je elkaar durft aan te spreken op gedrag. 

Is de verandering al een tijd ingevoerd? Ga dan na of je bereikt hebt wat je wilde bereiken. Dat is om verschillende redenen nuttig en interessant.

Waarom evalueer je?

• Evalueren om te vieren: een evaluatie helpt om het bereikte succes in de verf te zetten. Dat is vooral belangrijk voor wie meewerkt aan de verandering. Houd de sfeer en moed erin. Vier successen.
• Evalueren om te verantwoorden: een veranderingsproces op gang brengen, kost tijd en mankracht. Dat moet je kunnen verantwoorden.  
• Evalueren om te leren: leer van de ervaringen die je opdoet in een veranderingsproces. En ga na hoe je die kennis overbrengt naar collega’s.
• Evalueren om te beïnvloeden: het kan ook zijn dat je een evaluatie specifiek opstelt om anderen te beïnvloeden. Je wil met het veranderingsproces bijvoorbeeld aantonen dat de huidige beleidsaanpak meer loont dan de vorige.

Wat en met wie evalueer je?

Vraag je al bij de start van je beleid af wat je precies zal evalueren en wie je bij de evaluatie gaat betrekken. Alleen de leden van de werkgroep? Wat met de directie? En de andere collega’s? En wat met de doelgroepleden?

Mogelijke evaluatievragen:

Het product:

• Is het resultaat van je werk wat je ervan verwachtte?
• Zijn je doelstellingen gerealiseerd?
• Ben je tevreden met het product?

De gevolgde procedure of stappenplan

• Heb je gewerkt volgens het vooropgestelde plan?
• Waren mandaten en taken duidelijk?
• Was er een duidelijke beslissingsprocedure?

Het samenwerkingsproces

• Hoe waren de rollen verdeeld in de werkgroep?
• Hoe ging men met elkaar om en hoe verliep de communicatie?
• Hoe verliep het proces van samenwerken: binnen de werkgroep, met de directie en met andere medewerkers?

Wanneer en hoe evalueer je?

Houd de evaluatie al in je achterhoofd op het moment dat je beslist om iets te starten of te vernieuwen. Want in de fase ‘Weten’ analyseer je de huidige toestand. Op basis van die analyse beslis je welke acties je gaat opzetten. Deze analyse is je nulmeting.

Als je een actieplan opstelt, stel je dus tegelijk een evaluatieplan op. Daarin bepaal je wat je met wie, wanneer en hoe zult evalueren.

Breng verslag uit over de evaluatie. Bij de leden van de werkgroep doe je dat uitgebreider dan aan de andere medewerkers.

Belangrijk is dat je de behaalde resultaten zichtbaar maakt. Wat heeft het al opgeleverd en waar liggen nog uitdagingen om het nog beter te doen? Dat enthousiasmeert en geeft goesting om verder te werken.

Lijst op:

• Wat zit al goed en wat werkt?
• Wat werkt nog niet en wat kan beter?
• Wat is er nodig om te verbeteren? Welke voorwaarden moeten vervuld worden? En welke stap moet je zetten om het bij te sturen?

Je maakt met andere woorden de beleidscyclus rond. Vanuit je visie en toekomstwensen (‘Willen’), je analyse van de huidige situatie en noden (‘Weten’) en de gestelde prioriteiten ('Wegen’) besliste de werkgroep bijvoorbeeld om te werken aan een opvang en nazorg procedure.

Je testte ze gedurende een bepaalde periode uit in de praktijk. Nieuwe kansen en knelpunten komen naar boven. Je bent weer bij ‘Willen’ en ‘Weten’ aanbeland.