Het grote formulierenfestival
Neem de formulieren van je organisatie onder de loep en inventariseer overbodige en overlappende gegevens. Kom tot een slimmere organisatie van het werk en verminder werkdruk.
Praktisch
Aantal deelnemers: max. 10
Duur: 15 minuten
Materiaal:
- De meest gebruikte formulieren van je organisatie
- Post-its
- Bolletjes stickers (5 per deelnemer)
Werkwijze
Verzamel de 10 tot 15 meest gebruikte formulieren
Hang ze naast elkaar op.
De deelnemers beoordelen de formulieren
Geef elk deelnemer een pak post-its en 5 stickers.
Vraag dat elke deelnemer in stilte de formulieren overloopt en overlappingen, overbodigheden, ingewikkeldheden noteert op post-its.
De deelnemers hangen de post-its bij de betreffende formulieren.
De deelnemers kiezen de formuleren waar het meest werk aan is
Vraag aan de deelnemers om de 5 stickers te verdelen over de formulieren die voor hen het meest overbodig zijn of die aangepast dan wel vereenvoudigd moeten worden.
Bepaal de top 5 van de formulieren die met stickers werden gemarkeerd
Het formulier met het meest aantal stickers is het minst populair.
Bespreek het resultaat met de groep en maak afspraken om mogelijke aanpassingen door te voeren
Alternatief: Songfestivalmethode
Elk teamlid mag, volgens de songfestivalmethode, een reeks punten geven aan de formulieren: 12 – 10 – 8 – 6 – 4 – 2, waarbij je 12 punten geeft aan het minst populaire formulier.
Laat je inspireren
Of laat je voor administratieve vereenvoudiging inspireren door deze Nederlandse ‘Keuzehulp voor minder regeldruk’
