Overtuig je collega's om te melden en te registreren
Een meld- en registratiesysteem opzetten is één ding. Er voor zorgen dat het gebruikt wordt is een ander. Deze tips helpen je om je collega’s te overtuigen.
Maak je bedoelingen duidelijk
Benadruk het belang van het snel kunnen opvangen van slachtoffers en van het samen leren uit incidenten. Het draagt bij tot meer welzijn en veiligheid in de organisatie. Voor medewerkers en doelgroep.
Laat medewerkers ervaren dat melden zin heeft
- Bevestig zo snel mogelijk de ontvangst van de melding. En ga na hoe het met de medewerker en andere betrokken gaat en wat ze nodig hebben.
- Koppel terug wat er naar aanleiding van de melding is gebeurd en gaat gebeuren.
- Maak, na analyse, de resultaten bekend en geef inzicht in de oorzaken en de verbetermaatregelen.
Maak een meld- en registratiesysteem op maat
Met heldere afspraken over wie, wat, waar en wanneer. Zorg dat het systeem aansluit bij de dagelijkse praktijk. Houd rekening met werkdruk, workflow, courant gebruikte instrumenten en communicatiekanalen.
Vermijd dubbel werk
Bundel alle registratiemomenten en –formulieren. Stem ze op elkaar af. Maak er 1 geïntegreerd systeem van.
Respecteer privacy
Behandel en bewaar meldingen, registraties en analyses zorgvuldig. Verspreid de gegevens niet verder dan strikt noodzakelijk voor het goede verloop van de organisatieprocessen.
Benoem grensoverschrijdend en agressief gedrag als een probleem
- Individueel, bijvoorbeeld tijdens coachings- en functioneringsgesprekken.
- Binnen je team.
- Algemeen: koppel de belangrijkste gegevens terug uit exitgesprekken, tevredenheidsonderzoeken en risico- en incidentanalyses.