Melden en registreren: wie doet wat wanneer?
Zorg voor duidelijkheid: wie is waar en wanneer verantwoordelijk voor bij het melden, registreren en opvolgen van incidenten en hoe uitgebreid dit moet gebeuren.
Werkgever
- Informeert de medewerkers welk soort incidenten ze moeten melden en registreren.
- Zorgt voor een heldere meld- en registratieprocedure en een efficiënt meld- en registreersysteem.
- Stimuleert medewerkers om incidenten te melden. Voert eventueel campagne en verankert het in werkprocessen.
- Wijst iemand in de organisatie aan die de registraties centraal beheert en analyseert.
- Gebruikt de gegevens om de aanpak te evalueren, eruit te leren en bij te sturen.
Leidinggevende
- Neemt elke melding serieus.
- Gaat na wat het incident met de medewerker deed en volgt de nazorg op, ook bij mogelijke getuigen.
- Ziet erop toe dat ernstige voorvallen geregistreerd worden.
- Stimuleert melden en registreren door incidenten regelmatig te bespreken en te analyseren in het teamoverleg.
- Koppelt terug naar de melder over de genomen maatregelen.
Medewerker
- Weet dat hij tegenover de werkgever en zijn collega’s verplicht is om voorvallen zo snel mogelijk te melden.
- Weet welk soort incidenten hij moet melden, welke hij moet registreren en hoe hij dat doet.
Beheerder van het meld- en registratiesysteem
- Analyseert de incidenten en brengt er minstens elk jaar verslag over uit.
Ontwikkel een workflow voor lichte, matige en ernstige agressie incidenten.
Stel samen een ernst-frequentiematrix op als houvast.
Afbeelding

Bepaal samen wat jullie verstaan onder een ‘hoog’, ‘matig’ en ‘laag’ ernstig incident. En welke combinaties jullie rood, oranje en groen kleuren. Weet dat de grenzen daarbij niet vastliggen. Er zal steeds een grijs gebied blijven bestaan.
Maak een stroomschema op een A-4tje waarop de acties staan die je verwacht van de medewerker, leidinggevende en andere sleutelfiguren.