Bouwstenen om regels en afspraken te maken

Afspraken en regels zijn belangrijk om een veilige en gestructureerde leefomgeving en een positief leefklimaat te creëren. Zorg dat ze de universele behoeften aan autonomie, verbondenheid en competentie ondersteunen.
Wat betekent dat precies? Hoe maak je regels en afspraken ondersteunend en concreet?

Een regel bepaalt hoe je je moet gedragen. Het is een gedragsvoorschrift.
Je zet ze in om het gedrag van mensen te regelen om zo belangrijke domeinen te vrijwaren. Denk bijvoorbeeld aan gezondheid, veiligheid of welzijn.
Regels hebben een dwingend karakter. Ze worden eenzijdig opgesteld en iemand ziet toe op het naleven ervan. Leef je ze niet na? Dan volgt er een maatregel of consequentie.   

Wees waakzaam dat je de maatschappelijke regels niet loslaat. Ook binnen de organisatie blijven ze gelden. Ze zijn noodzakelijk om de veiligheid, de gezondheid en het welzijn te waarborgen. 

Enkele voorbeelden:

  • Onder de 16 jaar is alcohol verboden. Je komt nuchter binnen.  
  • Kinderen en jongeren verdienen zuivere lucht. Binnen roken of in hun buurt roken is verboden.  
  • Je veiligheid is belangrijk. We verzetten ons tegen agressief of gewelddadig gedrag.

Maatschappelijke regels zijn continu in evolutie. Zo ligt de wettelijke leeftijd om seks te mogen hebben op 16 jaar. Toch kunnen jongeren onder die leeftijd seksuele handelingen stellen zonder dat dit een probleem hoeft te zijn.

Zet regels bewust in om de veiligheid, de gezondheid en het welzijn van eenieder te vrijwaren en om grenzen te stellen aan gedrag dat destructief en gevaarlijk is voor de mensen waarmee je werkt.

Wees zuinig met regels. Beperk je tot het regelen van 10% van die gedragingen die destructief of gevaarlijk zijn.
Te veel en te gedetailleerde regels leiden immers tot een repressieve sfeer en leveren weerstand en verzet op door het verlies van autonomie. Regels hebben meer ‘MOETiveren’ in zich dan motiveren doordat de nadruk ligt op het handhaven van de regels.

Een gouden regel die overal zou moeten gelden is: 'Doe niet aan anderen waarvan je niet wilt dat het jou wordt aangedaan' Of positief geformuleerd: 'Behandel de ander zoals je zelf behandeld wilt worden'.

Een afspraak is een overeenkomst. Het is iets dat je in gelijkwaardig overleg vrijwillig met elkaar afspreekt en aan elkaar toezegt. Afspraken zijn nodig om prettig te kunnen samenleven en -werken.  

Er is pas een afspraak als alle partijen vinden dat het een afspraak is. Pas als iedereen er achterstaat, dus. Dat betekent dat alle partijen er de voordelen en het belang van inzien en dat iedereen er zich toe verbindt om ze na te leven.

Lukt het iemand niet om de afspraak na te komen? Dan is het de bedoeling dat deze persoon de andere betrokkenen daarvan op de hoogte brengt. Het niet kunnen nakomen van de afspraak zie je niet als een ‘fout’ of een ‘overtreding’ maar wel als een leermoment.
Je zoekt samen naar een manier waardoor dat wel lukt om de afspraak na te komen of waardoor je de gevolgen ervan kan beperken. Geef in dit verband ook zelf het goede voorbeeld.  

Merk je dat een afspraak regelmatig niet aanslaat en zijn waarde of doel verliest? Dan bespreek je ze opnieuw.
Ga samen na wat de knelpunten zijn. Misschien is de afspraak niet meer geschikt voor de huidige situatie. Of misschien zijn er andere en betere oplossingen of afspraken mogelijk.   

Afspraken herzie je altijd in samenspraak. Het voordeel daarvan is dat ze zo ruimte bieden om te oefenen en te leren uit ervaringen.  
Enkele voorbeelden:

  • Het is fijn als je vindt wat je nodig hebt. Je legt het materiaal dat je gebruikt terug.
  • Je zegt waar je naartoe gaat tijdens vrije momenten. Dat helpt om toe te zien op je veiligheid.

Met afspraken kom je meer tegemoet aan de basisbehoeften van verbondenheid, competentie en autonomie. Via dialoog ontstaat gelijkwaardigheid, verbondenheid en een gezamenlijk gevoel van verantwoordelijkheid.

Doordat je je doelgroep laat meedenken en hen laat voelen dat ze invloed hebben op de gemaakte afspraken, daag je ze uit  om zelf  de regie te nemen. Zo doe je recht aan hun behoefte aan zelfbepaling en autonomie.  

Doseer het aantal groepsafspraken. Maak afspraken over 30% van die gedragingen die het samenleven aangenamer maken. Installeer voor de overige 60% goede gewoontes.

Een goede regel of afspraak

  • Dient de visie en waarden van de voorziening en de waarden van de doelgroep.
  • Is afgestemd op de sociaal-emotionele en cognitieve ontwikkeling van de doelgroep
  • Bevordert het samenleven.
  • Beperkt zo min mogelijk de vrijheid van de betrokkenen.
  • Is uitlegbaar: je kan hun nut  en de noodzaak aantonen.
  • Is qua formulering eenduidig, concreet en liefst positief. Benoem zoveel mogelijk het gewenste gedrag.
  • Evalueer je minstens eenmaal per jaar kritisch op nut en noodzaak. Schrap of stuur bij waar nodig. Doe dit met inspraak van alle betrokkenen (en/of hun naasten).

Ga voor gedragen afspraken
Om te komen tot afspraken waarvan iedereen zegt ‘hier willen voor gaan’, is het nodig dat je de verschillende meningen toelaat en blijft afstemmen op elkaar tot het goed zit. Dat is niet altijd makkelijk. Deze tools helpen je om dit proces met je groep aan te gaan. Zie hier hoe je kan ‘jammen met verschillen’ en verschillen kan verbinden om tot een besluit te komen.    

Ga voor waardevolle afspraken
Mensen handelen meer vrijwillig als ze zich vereenzelvigen of identificeren met de waarde die wordt gediend met een afspraak. Zorg dat je doelgroep zich herkent in het belang van een bepaalde afspraak en zo eigenaarschap verwerft over de gedragsregulatie. Neem je afsprakenlijst eens door op waardevolheid. Zet achter elke afspraak de waarde van waaruit ze is opgesteld. Te moeilijk? Mogelijks zijn jullie toe aan ‘ontregelen’.

Soms is ontregelen nodig
De meeste mensen uit jouw doelgroep hebben geen problemen met regels en afspraken, wel met de hoeveelheid, de striktheid, de onduidelijkheid en de ervaren zinloosheid van bepaalde regels en afspraken.
Lijst daarom samen met je doelgroep op welke algemeen geldende regels en afspraken er allemaal bestaan. Veel kans dat je doelgroep er meer kan opsommen dan jij.
Ga na welke je kan schrappen en waar je flexibeler kan zijn en meer op maat van het individu kan werken. Vraag bijvoorbeeld aan iedereen apart ‘Wat heb jij nodig?’, 'Wat helpt jou?’, ‘Wat brengt jou tot rust?’ En als de persoon het niet onmiddellijk weet, ga dan in dialoog en zoek het samen uit. Vaak blijken dit heel gewone dingen te zijn: wandelen, een telefoontje met een dierbare, muziek ... .

Ontregel.nu is een spel dat je ondersteunt in dit proces met een groep of in een gezin.

Uit onderzoek blijkt dat cliënten behoefte hebben aan veiligheid, structuur en voorspelbaarheid en daarom vaak strikter zijn dan medewerkers. Ook blijkt uit onderzoek dat het loslaten van controle (en dus werken aan relatie en vertrouwen) net leidt tot meer controle, namelijk: een veilige omgeving waarin cliënten en medewerkers hun gedrag kunnen reguleren op basis van feedback op elkaars gedrag.

Beoordeel regelovertredingen op een respectvolle, doordachte en voldoende flexibele manier. Doe dit op maat van de persoon en houd rekening met diens situatie.

Choose your battles
Vraag je af hoe belangrijk het is om regels of afspraken te maken over persoonlijke zaken. Afspraken rond welzijn, veiligheid, gezondheid en de omgang met elkaar zijn makkelijker te maken dan afspraken op het persoonlijke domein. Dit persoonlijk territorium wordt gradueel groter met de leeftijd. Zo worden afspraken rond bv. vrienden, vrijetijdsactiviteiten of kledij met de leeftijd minder makkelijk aanvaard. Wat dat wordt gezien als een persoonlijke keuze. Inmenging hierbij bedreigt de eigen autonomie en identiteit.

Neem verzet serieus
Weet dat verzet of ongehoorzaamheid ook een kracht kan zijn. Er kan een goed doordachte reden achter zitten en zo een teken zijn van een gezonde (ontwikkeling van) autonomie. Neem verzet serieus en ga in dialoog. Verfijn samen je afspraken en stem af op de achterliggende behoeften die naar boven komen.