Overtuig iedereen om te melden en te registreren
Een meld- en registratiesysteem opzetten is één ding. Er voor zorgen dat het gebruikt wordt is een ander. Ontdek hier hoe je iedereen kan overtuigen.
Maak je bedoelingen duidelijk
Leg uit waarom melden belangrijk is. Bijvoorbeeld:
- voor snelle opvang van slachtoffers en getuigen en om snel te reageren naar wie het incident veroorzaakte.
- om samen te leren uit incidenten
- om het welzijn en de veiligheid in je organisatie te versterken
Laat zien dat melden zin heeft
Geef medewerkers het gevoel dat hun melding ertoe doet:
- Bevestig zo snel mogelijk de ontvangst van de melding.
- Vraag hoe het gaat met de betrokkenen en wat ze nodig hebben
- Geef terugkoppeling: wat is er gebeurd met de melding? Welke maatregelen volgen?
- Deel (geanonimiseerde) resultaten van analyses: wat zijn de oorzaken, wat wordt verbeterd?
Werk met een systeem op maat
Maak duidelijke afspraken over wie wat meldt en registreert, waar en wanneer. Zorg dat het systeem:
- past bij de dagelijkse werking
- geen extra werkdruk veroorzaakt
- gebruiksvriendelijk is en aansluit bij bestaande werkinstrumenten en communicatiekanalen
Vermijd dubbel werk
Probeer registratiemomenten en -formulieren te bundelen. Eén geïntegreerd systeem is overzichtelijker en efficiënter.
Respecteer de privacy
Ga zorgvuldig om met meldingen en registraties. Deel alleen wat echt nodig is. Bewaar gegevens veilig en deel ze enkel met de juiste personen.
Maak grensoverschrijdend en agressief gedrag bespreekbaar
Maak het onderwerp bespreekbaar:
- In individuele gesprekken (bv. coaching, functioneringsgesprekken of evaluaties)
- In teamoverleg en intervisie
- Organisatiebreed: via de resultaten van exitgesprekken, tevredenheidsmetingen of risicoanalyses
Melden en registreren is geen extra administratie. Het is een investering in veiligheid, welzijn en professioneel handelen. Bouw aan een sterke meldcultuur door het goed te organiseren én collega’s te motiveren.