Word contactpersoon voor Extranet in jouw organisatie
Je organisatie moet één of meerdere contactpersonen aanstellen die alle inschrijvingen en in company vormingen van je organisatie beheren via het digitaal platform Extranet van ICOBA. Je directie geeft hiervoor de toestemming via een formulier.
Wat doet de contactpersoon in Extranet?
Algemeen
- Kan een aantal gegevens van de organisatie wijzigen: telefoon, email en website.
- Kan andere contactpersonen verwijderen.
- Voegt gegevens van medewerkers van de organisatie toe en wijzigt waar nodig
Open aanbod
- Schrijft collega’s in voor het open aanbod.
- Schrijft collega’s uit of vervangt door andere collega’s.
In company
- Vraagt in company vormingen aan.
- Schrijft collega’s in voor in company vormingen.
Hoe word je contactpersoon voor het Extranet?
Vul het aanvraagformulier in en laat je directie er een handtekening en stempel onder zetten. Mail het formulier naar extranet [at] afosoc-vesofo.org. Je ontvangt een gebruikersnaam en wachtwoord.
Kijk zeker je ongewenste mails na.
Contactpersoon voor de maatschappelijke zetel of een deelwerking?
Ben je contactpersoon van een maatschappelijke zetel? Dan kan je alle vormingen van je organisatie beheren en dus van elke deelwerking.
Ben je contactpersoon van een deelwerking? Dan kan je enkel de vormingen van de deelwerking beheren.
Spreek af wie contactpersoon wordt
Overleg wie contactpersoon voor jouw organisatie wordt. Dat mogen er meerdere zijn.
Elke contactpersoon ontvangt persoonlijke inloggegevens die verbonden zijn met het eigen, unieke email adres. Aan een emailadres kan slechts één contactpersoon verbonden zijn.
Jouw verantwoordelijkheid als contactpersoon
Je hebt als contactpersoon toegang tot privé-gegevens van je medewerkers. Wees dus voorzichtig met je gebruikersnaam en wachtwoord en heb respect voor de privacy van je collega’s.
Als contactpersoon ontvang je een mail als een werknemer uit je organisatie zich voor een vorming in- of uitschrijft. Elke medewerker kan zich namelijk zelf als deelnemer registreren in Extranet. Daarvoor moet ie het emailadres van één van de contactpersonen kennen.
Communicatie van ICOBA over inschrijvingen en goedkeuring van vorming gebeurt via de contactpersoon. Zorg voor een vlotte informatiedoorstroming, stel deelnemers op de hoogte van alle info die je van ICOBA ontvangt over vorming.
Hou de gegevens van de contactpersonen up-to-date
Ga je als contactpersoon uit dienst, ben je tijdelijk arbeidsongeschikt of vervalt jouw taak als contactpersoon? Zorg voor een vlotte overname van jouw taak binnen de organisatie.